Ar informacijos perteklius įmonėse tampa nauja produktyvumo problema?

Prieš keletą metų įmonės desperatiškai ieškojo greitesnių būdų perduoti informaciją. Šiandien situacija paradoksali – informacijos tiek daug, kad ji pradeda trukdyti dirbti. Darbuotojai vienu metu stebi kelias sistemas, atsakinėja į žinutes, dalyvauja susitikimuose ir bando nepamesti užduočių terminų. Rezultatas dažnai atrodo keistai: komandos dirba visą dieną, tačiau svarbiausi darbai juda lėčiau nei anksčiau.

Didžiausia problema ta, kad informacinis triukšmas neatsiranda staiga. Jis kaupiasi palaipsniui – nauji komunikacijos kanalai, papildomos ataskaitos, daugiau užduočių, daugiau koordinavimo. Galiausiai darbuotojai pradeda dirbti ne su projektais, o su pačia informacija.

Kai kurios tarptautinės produktyvumo analizės rodo, kad biuro darbuotojai šiandien didelę darbo dienos dalį praleidžia ieškodami reikiamos informacijos arba persijungdami tarp skirtingų užduočių. Ir tai tampa viena brangiausių šiuolaikinio verslo problemų.

Nuolatinis dėmesio blaškymas pradeda stabdyti verslą

Šiuolaikinėje darbo aplinkoje žmogaus dėmesys tampa resursu, kuris senka greičiau nei laikas. Vos darbuotojas susikoncentruoja į vieną užduotį, pasirodo naujas pranešimas, papildomas laiškas ar skubus klausimas.

Blogiausia tai, kad toks darbo modelis ilgainiui pradeda atrodyti normalus. Įmonėse susiformuoja kultūra, kurioje nuolatinis reagavimas į viską tampa produktyvumo iliuzija. Tačiau realybėje komandos pradeda dirbti fragmentiškai – užduotys juda lėčiau, daugėja klaidų, o darbuotojai greičiau pavargsta.

Neuromokslininkai jau seniai kalba apie tai, kad smegenims reikia laiko grįžti į gilesnį susikaupimą po kiekvieno pertraukimo. Kai darbo diena susideda iš šimtų mažų dėmesio šuolių, produktyvumas natūraliai krenta.

Didžiausias chaosas dažnai slepiasi ne darbuose, o procesuose

Daugelis vadovų mano, kad problemos prasideda tada, kai darbuotojai nespėja atlikti užduočių. Tačiau praktikoje dažniausiai stringa ne pats darbas, o jo koordinavimas.

Kai komanda dirba per kelias platformas, dalis informacijos lieka susirašinėjimuose, kita – el. laiškuose, o svarbūs terminai pasimeta tarp skirtingų sistemų. Tokiose situacijose darbuotojai pradeda daugiau laiko skirti ne darbui, o bandymui suprasti, kas apskritai vyksta projekte.

Chaosas dažniausiai prasideda tada, kai:

• neaiškūs užduočių prioritetai;
• komanda neturi vienos sistemos;
• informacija dubliuojasi;
• terminai nuolat keičiasi;
• nėra aiškios atsakomybės ribų.

Tokiose aplinkose net stiprios komandos pradeda dirbti lėčiau nei galėtų.

Produktyviausios įmonės šiandien kovoja ne dėl greičio

Dar prieš keletą metų dauguma organizacijų siekė kuo greitesnės komunikacijos. Dabar verslai pradeda suprasti, kad svarbiausia ne žinučių greitis, o informacijos aiškumas.

Kai darbuotojas tiksliai žino:
kas yra prioritetas, kokia užduoties būsena ir kas atsakingas už kitą etapą, sprendimai priimami daug greičiau. Mažėja nereikalingų klausimų, trumpėja susitikimai ir komanda gali daugiau dėmesio skirti realiam darbui.

Todėl šiuolaikinėse įmonėse produktyvumas vis dažniau siejamas ne su darbo kiekiu, o su gebėjimu sumažinti vidinį chaosą.

Projektų valdymas tampa ne kontrolės, o aiškumo įrankiu

Anksčiau projektų valdymo sistemos daugeliui atrodė kaip papildoma kontrolės priemonė. Šiandien jų paskirtis visiškai kitokia. Jos padeda sumažinti informacinį triukšmą ir sukurti aiškesnę darbo struktūrą.

Kai visa projekto informacija matoma vienoje vietoje, komandoms nebereikia ieškoti naujausios užduoties versijos ar aiškintis, kas už ką atsakingas. Visa eiga tampa skaidri ir lengviau valdoma.

Kai komanda aiškiai mato prioritetus, atsakomybes ir darbų eigą, užduočių valdymas tampa vienu svarbiausių efektyvaus darbo elementų. Realiuoju laiku stebimas progresas leidžia greičiau reaguoti į pokyčius, tiksliau planuoti laiką ir užtikrinti stabilesnį komandos darbą be bereikalingo blaškymosi.

Informacijos perteklius dažnai slepia tikrąją problemą

Dalis įmonių klaidingai mano, kad daugiau informacijos reiškia geresnę kontrolę. Tačiau praktikoje per didelis duomenų kiekis dažnai sukuria priešingą efektą – darbuotojai pradeda nebežinoti, į ką svarbiausia koncentruotis.

Kai kurie pasauliniai technologijų sektoriaus tyrimai rodo, kad darbuotojai vis dažniau patiria vadinamąjį „skaitmeninį nuovargį“. Tai būsena, kai žmogus nuolat gauna tiek daug informacijos, kad tampa sunkiau priimti net paprastus sprendimus.

Tokiose situacijose svarbiausiu konkurenciniu pranašumu tampa ne informacijos kiekis, o gebėjimas ją suvaldyti.

Šiuolaikinės sistemos padeda grąžinti aiškumą

Modernios projektų valdymo sistemos šiandien leidžia centralizuoti užduotis, stebėti progresą realiuoju laiku ir aiškiai paskirstyti atsakomybes komandoje.

Terra Project sistema sukurta tam, kad darbuotojai vienoje vietoje galėtų matyti užduotis, jų būsenas, terminus ir projekto eigą. Toks modelis leidžia sumažinti komunikacijos chaosą, greičiau koordinuoti darbus ir efektyviau planuoti laiką. Kai komanda nebeieško informacijos skirtingose platformose, atsiranda daugiau erdvės susikaupimui ir kokybiškam darbui.

Informacijos kiekis artimiausiais metais tik didės. Daugės sistemų, automatizacijos ir komunikacijos kanalų. Tačiau produktyviausi taps ne tie verslai, kurie sukurs daugiausia procesų, o tie, kurie gebės juos supaprastinti.