Kiek laiko privaloma saugoti buhalterinius dokumentus?
Kiek laiko privaloma saugoti buhalterinius dokumentus?
Reklama
Buhalterinių dokumentų saugojimas yra svarbus kiekvienam verslui ir individualiai veiklą vykdančiam asmeniui. Netinkamas ar per trumpą laiką saugomas dokumentas gali sukelti teisinių ir finansinių problemų. Šiame straipsnyje aptarsime, kiek laiko reikia saugoti įvairius buhalterinius dokumentus pagal Lietuvos teisės aktus.
Pagrindiniai buhalterinių dokumentų saugojimo terminai
Lietuvos Respublikos teisės aktai numato skirtingus terminus įvairių tipų buhalteriniams dokumentams. Žemiau pateikiama lentelė su pagrindiniais dokumentų saugojimo laikotarpiais:
| Dokumento tipas | Saugojimo terminas | Teisinis pagrindas |
|---|---|---|
| Buhalterinės apskaitos registrai ir finansinės ataskaitos | 10 metų | LR Buhalterinės apskaitos įstatymas |
| PVM sąskaitos faktūros | 10 metų | LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas |
| Kasos dokumentai (pvz., kasos knygos, kvitai) | 5 metai | LR Buhalterinės apskaitos įstatymas |
| Sutartys, susijusios su finansiniais įsipareigojimais | Ne trumpiau kaip 10 metų po sutarties galiojimo pabaigos | LR Civilinis kodeksas |
| Darbo sutartys ir personalo dokumentai | 50 metų | LR Darbo kodeksas |
| Mokesčių deklaracijos ir su jomis susiję dokumentai | 5 metai | LR Mokesčių administravimo įstatymas |
Kodėl svarbu laikytis nustatytų terminų?
🔹 Apsauga nuo teisinių ginčų – jei kyla ginčų su Valstybine mokesčių inspekcija (VMI) ar kitomis institucijomis, dokumentai gali būti svarbus įrodymas.
🔹 Teisingas mokesčių apskaičiavimas – dokumentai padeda išvengti klaidų deklaruojant mokesčius ir leidžia pagrįsti patirtas išlaidas.
🔹 Patikrinimų atveju – Valstybinė mokesčių inspekcija ar kitos priežiūros institucijos gali reikalauti pateikti dokumentus per patikrinimus.
Kaip saugoti buhalterinius dokumentus?
- Fizinė forma – dokumentus galima saugoti popierine forma specialiuose archyvuose ar segtuvuose.
- Elektroninė forma – vis daugiau įmonių ir asmenų pereina prie skaitmeninių dokumentų archyvavimo, tačiau būtina užtikrinti jų saugumą ir prieinamumą pagal teisės aktus.
- Debesų technologijos – naudojant patikimas debesijos paslaugas (pvz., „Google Drive“, „Dropbox“, „OneDrive“), galima lengvai pasiekti dokumentus iš bet kurios vietos.
Dažniausiai užduodami klausimai
❓ Ar galima anksčiau sunaikinti dokumentus, jei jie nebereikalingi? ✅ Tik pasibaigus nustatytam saugojimo terminui ir įsitikinus, kad jie nebebus reikalingi.
❓ Kas atsitinka, jei nesilaikoma saugojimo terminų? ✅ Įmonės ar asmenys gali sulaukti baudų, ypač jei patikrinimo metu nebus pateikti reikiami dokumentai.
❓ Ar galima visus dokumentus saugoti tik elektroniniu formatu? ✅ Kai kurie dokumentai turi būti išsaugoti originalioje popierinėje formoje, tačiau daugelį galima archyvuoti skaitmeniniu būdu.
Apibendrinimas
📌 Buhalterinių dokumentų saugojimo terminai priklauso nuo jų pobūdžio, tačiau dauguma turi būti saugomi bent 5-10 metų. 📌 Ilgiausiai – net 50 metų – reikia saugoti darbo sutartis ir personalo dokumentus. 📌 Svarbu užtikrinti tinkamą dokumentų archyvavimą tiek fizine, tiek skaitmenine forma. 📌 Nesilaikant nustatytų terminų, galima sulaukti baudų ar turėti teisinių problemų.
