Kaip keičiasi buhalterio profesija: nuo duomenų suvedimo prie analizės

Dar visai neseniai didelę buhalterio darbo dienos dalį užimdavo sąskaitų, važtaraščių, tabelių ir kitų dokumentų suvedimas. Šiandien nemažai šių veiksmų gali atlikti apskaitos sistemos. Tačiau tai nereiškia, kad buhalterio profesija nyksta. Keičiasi pats darbo turinys: mažiau laiko lieka mechaniniam informacijos perkėlimui, daugiau – tikrinimui, analizei ir sprendimams.

Šis pokytis ne visose įmonėse vyksta vienodu greičiu. Vienur dokumentai jau apdorojami automatiškai, kitur jie vis dar keliauja elektroniniu paštu, spausdinami ir rankomis suvedami į kelias skirtingas sistemas. Todėl kalbant apie profesijos ateitį svarbu žiūrėti ne tik į technologijų galimybes, bet ir į tai, kaip jos naudojamos kasdieniame darbe.

Kodėl keičiasi buhalterio profesija?

Didžiausią įtaką turi pasikartojančių apskaitos veiksmų automatizavimas. Jeigu dokumento duomenis galima nuskaityti, atpažinti ir pagal nustatytas taisykles perkelti į sistemą, žmogui nebėra prasmės kiekvienos eilutės suvesti rankomis.

Kaip tai atrodo praktiškai, parodo LABBIS KONTO – buhalterinės apskaitos programa, kurioje dirbtinio intelekto įrankis gali nuskaityti PDF sąskaitas faktūras eilučių tikslumu ir suformuoti pirkimo dokumentus sistemoje. Tokia funkcija sutrumpina techninę dokumento apdorojimo dalį, tačiau nepašalina poreikio suprasti, ar operacija užregistruota teisingai.

Čia ir slypi svarbiausias profesijos pokytis. Buhalteris vis rečiau reikalingas tam, kad perkeltų skaičius iš vienos vietos į kitą. Jo vertė atsiskleidžia tada, kai reikia pastebėti neatitikimą, įvertinti nestandartinę situaciją arba paaiškinti vadovui, ką rodo finansiniai duomenys.

Automatizuoti duomenys dar nėra teisingi duomenys

Kartais automatizacija pristatoma taip, lyg įdiegus sistemą apskaita pradėtų veikti visiškai savarankiškai. Realybėje rezultatas priklauso nuo procesų, nustatymų ir pradinių duomenų kokybės.

Pavyzdžiui, sistema gali teisingai nuskaityti sąskaitoje nurodytą sumą, tačiau pati ne visada įvertins, ar išlaidos priskirtos tinkamam projektui, laikotarpiui ar padaliniui. Ji gali vykdyti nustatytą taisyklę, nors verslo situacija jau pasikeitė. Tokios klaidos iš pirmo žvilgsnio neatrodo didelės, bet vėliau jos atsiranda savikainos skaičiavimuose, ataskaitose ar vadovybės priimamuose sprendimuose.

Todėl buhalterio darbas pamažu persikelia nuo kiekvieno dokumento suvedimo prie išimčių kontrolės. Užuot vienodu dėmesiu tikrinus šimtus įrašų, daugiau laiko galima skirti tiems, kuriuose sistema aptiko neatitikimą arba kuriems reikia profesinio vertinimo.

Tai kitoks darbo pobūdis. Reikia ne tik kruopštumo, bet ir gebėjimo matyti visą procesą.

Kokie buhalterio įgūdžiai tampa svarbesni?

Apskaitos pagrindų reikšmė nemažėja. Priešingai – automatizuotoje aplinkoje juos reikia išmanyti pakankamai gerai, kad būtų galima įvertinti sistemos rezultatą, o ne aklai juo pasitikėti. Kartu išryškėja keli papildomi gebėjimai:

• Duomenų kokybės kontrolė. Svarbu suprasti ne tik tai, ar skaičius įvestas teisingai, bet ir iš kur jis atkeliavo, pagal kokią taisyklę buvo apdorotas bei kur bus panaudotas vėliau.
• Finansinių duomenų paaiškinimas verslo kalba. Vadovui paprastai neužtenka žinoti, kad tam tikroje eilutėje sąnaudos padidėjo. Jam reikia suprasti kodėl: pasikeitė tiekėjo kaina, išaugo pardavimo apimtis, atsirado vienkartinių išlaidų ar netiksliai paskirstyti kaštai.
• Procesų supratimas. Apskaita neveikia atskirai nuo pardavimų, pirkimų, sandėlio ar personalo. Kai skyriai naudoja skirtingus duomenis, problema galiausiai vis tiek pasiekia finansų komandą. Buhalteris, gebantis pastebėti, kur nutrūksta informacijos grandinė, gali prisidėti ne tik taisant klaidą, bet ir šalinant jos priežastį.
• Technologinis smalsumas. Nereikia tapti programuotoju, tačiau verta suprasti, ką naudojama sistema moka, kokius veiksmus galima automatizuoti ir kada būtina žmogaus kontrolė.

Ta pati mėnesio pabaiga, bet kitokia darbo diena

Skirtumas geriausiai matomas per įprastą mėnesio uždarymą.

Rankiniu būdu dirbančioje įmonėje buhalteris gali didžiąją laiko dalį skirti trūkstamų dokumentų paieškai, duomenų perkėlimui, likučių derinimui ir pasikartojančių klaidų taisymui. Ataskaita parengiama, tačiau klausimams, ką skaičiai reiškia, laiko beveik nebelieka.

Automatizuotoje aplinkoje darbo diena prasideda kiek kitaip. Pirmiausia peržiūrimos išimtys: neatpažinti dokumentai, neįprastos sumos, nesutampantys duomenys ar operacijos, kurioms nebuvo galima pritaikyti įprastos taisyklės. Sutaupytą laiką galima skirti sąnaudų pokyčiams, pinigų srautams ar biudžeto ir faktinių rezultatų palyginimui.

Tikslumas niekur nedingsta. Tiesiog jis pasiekiamas kitu būdu – ne viską perrašant rankomis, o prižiūrint, kaip duomenys juda per visą sistemą.

Ką šis pokytis reiškia darbdaviams?

Jeigu įmonė samdo patyrusį buhalterį, bet didžiąją jo dienos dalį užpildo dokumentų perrašymu, ji neišnaudoja specialisto kompetencijos. Tai nėra vien darbuotojo produktyvumo klausimas. Dažnai problema slypi pačiame procese.

Prieš plečiant finansų komandą verta pasižiūrėti, kur iš tiesų dingsta laikas. Gal tie patys duomenys kelis kartus įvedami į skirtingas programas? Gal dokumentų būsenos tikrinamos elektroniniu paštu? O gal mėnesio pabaigoje vis dar rankomis jungiamos kelios tarpusavyje nesusietos lentelės?

Automatizavus rutiną, pareigybės turinį taip pat verta peržiūrėti. Buhalteriui gali būti patikėta ne tik registruoti operacijas, bet ir analizuoti nukrypimus, stebėti duomenų kokybę, prisidėti prie procesų tobulinimo bei padėti vadovams suprasti finansines sprendimų pasekmes.

Nuo ko pradėti pačiam buhalteriui?

Pokyčiui nebūtinai reikia dar vienų kursų ar naujo sertifikato. Pradėti galima nuo trijų gana praktiškų veiksmų:

1. Atlikti savo darbo savaitės auditą. Pasižymėkite, kiek laiko užima dokumentų suvedimas, duomenų kopijavimas, klaidų paieška, derinimas ir ataskaitų rengimas. Tada įvertinkite, kuriems veiksmams iš tiesų reikia profesinio sprendimo, o kurie atliekami tik todėl, kad taip buvo daroma iki šiol.
2. Geriau išnaudoti jau turimą apskaitos sistemą. Įmonės neretai įsigyja daugiau galimybių, nei realiai naudoja. Kartais darbo valandas sutaupo ne nauja programa, o tinkamai sukonfigūruota esama funkcija, aiškesnė dokumentų eiga ar viena panaikinta „Excel“ lentelė.
3. Pasirinkti konkretų analitinį klausimą. Kodėl tam tikro padalinio sąnaudos auga greičiau nei pajamos? Kurie klientai nuolat vėluoja atsiskaityti? Kokioms operacijoms kiekvieną mėnesį prireikia daugiausia taisymų? Gebėjimas atsakyti į tokius klausimus yra geras žingsnis nuo apskaitos registravimo prie finansinės analizės.

Karjeros kryptys dėl to taip pat tampa įvairesnės. Apskaitos patirtis gali būti naudinga siekiant finansų analitiko, procesų specialisto ar sistemų diegimo konsultanto vaidmens. Vis dėlto bendras pagrindas išlieka tas pats: reikia suprasti apskaitą, duomenis ir realius įmonės procesus.

Automatizacija neatima profesinės atsakomybės

Svarbu nepainioti dviejų dalykų: sistema gali atlikti veiksmą, tačiau atsakomybė už apskaitos kokybę dėl to savaime niekur nedingsta.

Kuo daugiau operacijų vyksta automatiškai, tuo svarbiau aiškiai susitarti, kas tikrina išimtis, kas prižiūri taisykles ir kaip pastebimos pasikartojančios klaidos. Prastai nustatytas automatinis procesas gali suklysti ne vieną, o daug kartų. Čia problema dažnai pasimato tik mėnesio pabaigoje.

Todėl stiprus ateities buhalteris nėra žmogus, kuris tiesiog greičiausiai dirba su programa. Tai specialistas, kuris supranta, ką sistema daro, žino jos ribas ir geba laiku įsikišti.

Buhalterio profesija nesitraukia – ji tolsta nuo mechaninio darbo. Dokumentų suvedimo mažėja, tačiau lieka klausimai, kuriems reikia patirties, konteksto ir profesinio sprendimo. Būtent čia buhalterio vertė tampa aiškiausia: ne perrašyti tai, kas jau žinoma, o padėti suprasti, ką skaičiai reiškia ir ką įmonei verta daryti toliau.